Porady ekspertów

Jak prowadzić korespondencję handlową z chińską firmą

To drugi artykuł z serii „Jak importować z Chin, krok po kroku”.
Ogromna większość pracowników z działów handlowych chińskich fabryk posługuje się językiem angielskim i w tym języku (zakładając, że nie zna się chińskiego) należy zawierać kontakty, negocjować warunki zakupu i podtrzymywać znajomości biznesowe. Pokażemy Wam jak prowadzić korespondencję handlową w języku angielskim. Wystarczy pamiętać o 5 zasadach.

1. Jak poprawnie napisać e-mail

List należy odpowiednio zacząć i zakończyć. Gdy adresat jest znany z imienia i nazwiska, rozpoczynamy list od „Dear (imię i nazwisko)”, a kończymy na „Yours sincerely”. W przypadku gdy nie znamy adresata możemy napisać „Dear Sir or Madam”, a zakończyć „Yours faithfully”. Zakończenia te są bardzo oficjalne i w korespondencji e-mailowej coraz rzadziej spotykane, dlatego częściej spotyka się (i jak najbardziej można ich używać) zwroty „Best regards” i bardziej neutralne „Kind regards”. Warto też posługiwać się stopką teladresową w korespondencji. Wygląda to profesjonalniej i w łatwy sposób podaje dane kontaktowe adresatowi. By dane były czytelne, adres trzeba opatrzyć napisem Poland, a przed numerami telefonów dać +48.

Zanim zakończymy e-mail warto też dać wyraźny znak adresatowi, że zależy nam na odpowiedzi. Można zrobić to wstawiając sentencje: „Looking forward to your reply”, „Looking forward to hearing from you soon”, czy w najmocniejszej formie „As this matter is of great importance to me, I would greatly appreciate a prompt reply”.

2. O co warto pytać

Gwarancja (warranty)

Kupując towar należy pamiętać, że towar może się zepsuć i oczywiście można samemu prowadzić serwis, ale o wiele wygodniej jest (a w niektórych przypadkach taniej) wysłać z powrotem do producenta. Dlatego dobrze wiedzieć, czy producent zapewnia gwarancję. Swoją drogą, producent, który nie daje gwarancji, nie jest wiarygodny.

Minimalna ilość zamówienia (minimum order quantity – w skrócie MOQ)

Jeśli minimalna ilość zamówienia wynosi np. 1000 sztuk, to bezcelowe jest proszenie o wysłanie 10 sztuk. Pułapy te ustala dyrektor finansowy i jest to ściśle związane z efektywnością produkcji. Warto o to spytać, zanim przejdzie się cały proces kontaktowo-negocjacyjny, gdyż na końcu może się okazać, że ilością sztuk jaką chcemy zamówić, nie jest zainteresowana fabryka.

Czas dostawy (time of delivery)

Czas dostawy zależy w głównej mierze od dwóch czynników: rodzaj transportu, polityka produkcyjna fabryki. Dostawa lotnicza wskazana jest dla małych zamówień oraz takich, w których niezwykle ważna jest szybkość dostawy. Dzięki wysyłce drogą powietrzną czas dostawy nie powinien przekroczyć 5 dni roboczych. Transport morski zabiera o wiele więcej czasu, choć przy dużych ładunkach jest zdecydowanie tańszy. Czas dostawy to nie tylko czas, w którym towar jest w transporcie, ponieważ samo wyprodukowanie towaru też trwa. Tu w zależności od branży i polityki firmy można czekać na produkt od dnia do miesiąca. Czasami fabryki czekają aż uzbiera się większa ilość zamówień, by jeszcze bardziej obniżyć koszt produkcji.

Certyfikaty (certificate)

Zanim zdecydujemy się zamówić towar, ważne, by dowiedzieć się jakie certyfikaty musi on posiadać, by mógł być dopuszczony do obrotu. Standardem w Unii Europejskiej jest certyfikat CE, ale w zależności od branży należy posiadać też inne wymagane certyfikaty. Certyfikat (kopię, skan) powinien przesłać producent na prośbę klienta. Chińczycy traktują to dość luźno. Często się zdarza, że chwalą się CE na wszystkie produkty, podczas, gdy certyfikat posiadają tylko na niewielką ilość asortymentu.

Trzeba się też upominać u producenta o Certyfikat Kraju Pochodzenia (certificate of origin), gdyż wymagają go urzędy celne (praktyka pokazuje, że certyfikat ten raz jest wymagany, a innym razem, z powodu jego braku nikt nie robi problemów).

3. Negocjacje

Wiadomo, że w Chinach produkuje się tanio, jednak pewne ceny są nierealne dla osób, które zamawiają mało. Zalecamy zatem negocjacje cenowe. Efekty mogą być trzy: a) żaden efekt, b) niższa cena, przy zachowaniu jakości, c) niższa cena, niższa jakość. Oczywiście najlepszym efektem dla nas jest ten z punktu b. Negocjując trzeba pamiętać, że podejściem bez argumentów, nie wskóramy nic, a podejściem z naciskiem, obniżymy cenę towaru, ale wraz z nią obniży się również jego jakość. Podczas negocjacji warto sprawiać wrażenie dynamicznie rozwijającej się firmy, obiecywać wyłączność, stałą współpracę i podawać ceny konkurencji. W wielu przypadkach pozwoli to racjonalnie obniżyć cenę.

4. Wiarygodność

Po lekturze e-maili od chińskiej fabryki nie da się wyciągnąć wniosku, czy fabryka istnieje naprawdę, czy jest internetowym tworem oszustów, ale na pewno można wyrobić sobie opinię, czy współpraca z taką fabryką będzie przyjemna. Działy handlowe rzetelnych producentów zazwyczaj odpisują na mail do 24 godzin (opierając się na szablonach, więc nie jest to dla nich jakiś problem) i piszą w miarę poprawną angielszczyzną. Warto zwracać uwagę na to jak szczegółowo odpisują na nasze pytania. Szczegółowe odnoszenie się do spraw nie leży w chińskiej naturze i może być ciężkie do przełknięcia dla Europejczyka. Dla spokoju własnych nerwów warto szukać takiego dostawcy, który terminowo i rzetelnie będzie wyjaśniał nasze wątpliwości.

5. BigChina tłumaczy zapytania do chińskich dostawców

Warto pamiętać, że przez serwis BigChina.pl możecie zadać pytanie po polsku, a my je automatycznie przetłumaczymy. Tak jest najwygodniej i najszybciej. UWAGA: Usługa ta jest dostępna wyłącznie dla zarejestrowanych użytkowników. Rejestracja w BigChina.pl  jest bezpłatna.

Poniżej przykładowy e-mail do chińskiego producenta odtwarzaczy mp3:

Dear James Wong,

We’re interested in mp3/mp4 players. Yours seem to be attractive. We’d like to receive your full pricelist and know MOQ. We run one of the biggest e-shop in Poland and develop very dynamically. We look for a reliable electronic devices’ supplier.

We’d like to see CE certificate and warranty terms for the players. Hope to establish a long term cooperation with you.

Looking forward to your reply.

Kind regards,

Michael Lebkowski

W następnym artykule z tej serii przeczytacie o tym, jak uniknąć oszustów.

Zamów darmową konsultację
z ekspertem BigChina!

Masz pytania dotyczące importu z Chin do Polski? Możemy Ci pomóc!
Nasz specjalista skontaktuje się z Tobą i udzieli wszystkich potrzebnych informacji.

W trakcie niezobowiązującej rozmowy telefonicznej możesz dowiedzieć się:

Wypełnij formularz, a skontaktujemy się z Tobą w ciągu maksymalnie 24h.