1. Sporządź umowę pisemną. Najlepiej w języku chińskim.

Niejedna firma chińska może odmówić podpisania umowy w języku chińskim, obawiając się odpowiedzialności. Taka odmowa może świadczyć o nieuczciwych zamiarach dostawcy. Zdarza się, że niektóre firmy wręcz przekonują, że nie jest to konieczne, i że zawierają umowy wyłącznie w języku angielskim.

2. Szczegółowo określ w umowie obowiązki strony chińskiej i specyfikację zamawianego towaru.

Należy wyraźnie określić co się zamawia, w jakiej ilości, o jakich wymiarach i parametrach, jak dokładnie ma działać dana rzecz, jakie ma spełniać wymagania, jakie mają być jej cechy – nawet jeżeli część informacji wydaje się być oczywista. Nie należy umieszczać specyfikacji w żadnych dodatkowych załącznikach. Jeżeli zajdzie potrzeba dokonania jakichkolwiek zmian można to zrobić w formie aneksu do umowy. Oczywiście umowa powinna określać także takie podstawowe kwestie jak warunki i terminy płatności oraz przesyłki.

Mówiąc o specyfikacji, nie zapominajmy o wszelkiego rodzaju certyfikatach jakie produkt musi posiadać aby zostać dopuszczonym do obrotu w Polsce. Bez odpowiedniej certyfikacji nasz towar zostanie zatrzymany w trakcie odprawy celnej i w najgorszym wypadku zniszczony, dlatego warto wcześniej zorientować się jakie wymagania musi spełnić dany produkt i zabezpieczyć się zapisem w umowie o konieczności dostarczenia odpowiednich dokumentów, takich jak Certyfikat CE czy LSCD.

3. Zawrzyj w kontrakcie klauzulę forum – czyli postanowienie umowne na mocy którego strony poddają wszelkie istniejące lub mogące wyniknąć na tle zawartej umowy spory pod rozstrzygnięcie określonego miejscowo sądu powszechnego lub sądu arbitrażowego .

W przypadku wyboru arbitrażu (wtedy klauzula przybiera postać zapisu na sąd polubowny) należy dokładnie określić jaki sąd arbitrażowy będzie właściwy do rozpoznania sporu podający przy tym jego adres i nazwę. China International Economic and Trade Arbitration Comission (Chińska Komisja Arbitrażowa ds. Handlu Międzynarodowego) poleca taką oto klauzulę arbitrażową:

„Any dispute arising from or in connection with this contract shall be submitted to China International Economic and Trade Arbitration Commission South China Sub-Commission for arbitration which shall be conducted in accordance with the Commission’s arbitration rules in effect at the time of applying for arbitration. The arbitral award is final and binding upon both parties”.

4. Umieść w kontrakcie zapis o karze umownej .

Należy wskazać sumę, jaka będzie się nam należeć w razie nienależytego wykonania umowy przez stronę chińską.

5. Umowa musi być podpisana i opatrzona pieczątką chińskiego kontrahenta.

W zasadzie nie ma znaczenia kto przybija pieczątkę, ponieważ każda firma chińska posiada tylko jedną. Należy zwrócić uwagę, aby osoba, która podpisuje z nami umowę w imieniu chińskiego kontrahenta miała do tego upoważnienie. Informacje takie znajdziemy na zezwoleniu na prowadzenie działalności gospodarczej (business license).

6. Sama procedura prawidłowego podpisywania umowy powinna wyglądać następująco:

Jedna strona przesyła kurierem dwie kopie podpisanej przez siebie umowy, następnie druga strona po otrzymaniu przesyłki podpisuje obie umowy i odsyła jedną kopię drugiej stronie, także kurierem.
Jest to najbardziej efektywna droga podpisywania umów.

Ewentualnie dla obniżenia kosztów przesyłki kurierskiej, można wysłać umowy zwykłą pocztą przy jednoczesnej wymianie umów drogą mailową. Wymiana kontraktu drogą mailową może okazać się niewystarczająca w późniejszych sporach na drodze sądowej.

Od braku jakiejkolwiek umowy, lepszy jest oczywiście chociażby jej skan. Jednak, że nie będzie to ważna i wiążąca strony umowa, a jedynie dokument dla późniejszych celów dowodowych. Często sam wysiłek sporządzenia takiego dokumentu może sprecyzować i podsumować szczegóły zamówienia pomiędzy stronami, chociażby takie jak ostateczna specyfikacja produktu.

7. Sprawdź czy nazwa sprzedawcy na umowie, na rachunku bankowym i na zezwoleniu na prowadzenie działalności gospodarczej (business license) jest taka sama.

Około 70% problemów prawnych z chińskimi dostawcami można by uniknąć już w ten prosty sposób.

Nie zawsze jednak różnice pomiędzy tymi danymi oznaczają, że potencjalny kontrahent jest oszustem. Może zdarzyć się, że strona chińska jest agencją pośredniczącą między klientami a fabryką, lub że chiński kontrahent nie posiada licencji eksportowej, dlatego współpracuje z inną firmą posiadającą takie uprawnienia. Zdarza się także, że dla uniknięcia obciążeń podatkowych firmy podają zamiast kont firmowych, konta osób prywatnych. Każda jednak niezgodność między tymi danymi powinna zostać wnikliwie zbadana, a nawet gdy uzyskamy wydawałoby się wiarygodne wytłumaczenie strony chińskiej, lepiej wstrzymać się od dokonywania transakcji z takim kontrahentem. Wpłacanie pieniędzy na konta prywatne chińskich pracowników może być fatalne w skutkach. Nie trzeba chyba wyjaśniać, że pieniądze mogą zostać w ten sposób stracone. Co ważne, według prawa chińskiego należności handlowe powinny być przelewane na konto firmowe.

8. Nie sugeruj się wielkością zamówienia.

Wiely importerów wyraża przekonanie, że skoro zamówienie jest niewielkie, to nie ma sensu podpisywać umowy. Paradoksalnie jest wręcz odwrotnie. Czym mniejsze zamówienie, tym bardziej posiadanie kontrakrtu jest pożądane. Dzięki niej importer będzie w stanie skuteczniej określić swoje oczekiwania względem sprowadzanego towaru. Nikt nigdy nie będzie w stanie mu wmówić (co niestety zdarza się często), że umawiał się na inny produkt, certyfikację produktu czy jakość, aniżeli wynikałoby to z wcześniejszych ustaleń.

9. Sprawdź chińskiego kontrahenta przed podpisaniem umowy.

Pamiętaj, że żadna, nawet najlepiej sporządzona umowa nie da oczekiwanego rezultatu jeżeli druga strona nie zostanie należycie sprawdzona.

10. Nie rezygnuj z kontroli towaru.

Umowa zabezpiecza dodatkowo transakcję, lecz nie uzasadnia rezygnacji z podejmowania innych środków zmniejszających jej ryzyko.

– – –