Artykuł sponsorowany

Przedsiębiorca może rozliczyć w kosztach firmowych podróż zagraniczną odbytą w celach służbowych. Wydatki zw. z  wyjazdem za granicę można zaliczyć do kosztów, gdy wyjazd miał na celu  osiągnięcie przychodu lub uzyskanie albo zachowanie jego źródła. W rozliczeniu pit online wydatki te będą zaliczone do kosztów uzyskania przychodu.

Cel wyjazdu zagranicznego

Przedsiębiorca, który chce rozliczyć wydatki związane z podróżą zagraniczną, musi posiadać uzasadnienie, że wyjazd miał na celu np. spotkanie z klientem, odwiedzenie zagranicznych fabryk,  udziału w targach produktów.,  podpisanie umowy, czyli  był powiązany z prowadzoną działalnością Nie może to być wyjazd o  charakterze regularnym, właściwym dla danej branży (np. turystycznej czy transportowej).

Podróż odbyta w celach wypoczynkowych lub poznawczych nie spełnia tych wymogów i kosztów z nią związanych przedsiębiorca nie może rozliczyć w firmie.

Dokumentacja wydatków w zagranicznej podróży służbowej przedsiębiorcy

Bez dokumentacji przedsiębiorca może do kosztów firmy zaliczyć diety, natomiast inne wydatki muszą być udokumentowane. Główne wydatki podlegające rozliczeniu to koszty przejazdów i noclegów, ale też kwoty wydane na zakup biletów na różnego rodzaju targi, wystawy, pokazy, koszty opłaty za bagaż w wysokości potwierdzonej fakturą lub rachunkiem,

Koszty przejazdów można udokumentować biletami lotniczymi, kolejowymi i autobusowymi  bez ograniczeń co do rodzaju i klasy środka transportu. Rozliczyć można też koszty dojazdu środkami komunikacji publicznej oraz taksówka lub innym środkiem komunikacji lokalnej w wysokości ceny zakupionego biletu za przejazd albo stwierdzonej innym dokumentem, z którego będzie wynikała kwota poniesionego wydatku na konkretny środek transportu. W tym przypadku przedsiębiorcy nie obowiązują ryczałty dotyczące pracowników.

Jeśli podróż odbywa się samochodem, kosztem będzie wydatek na zakup paliwa, parkowanie. Aby rozliczyć koszt paliwa, wystarczy paragon na jego zakup poza granicami Polski, wystawiony w kraju, w którym odbywała się podróż służbowa. Na odwrocie tego dokumentu należy dopisać niezbędne dane przedsiębiorstwa i pojazdu. Podobnie jest w przypadku opłat za przejazdy autostradami. Jeśli przedsiębiorca używa samochodu prywatnego do celów firmowych, koszty paliwa nie mogą przekroczyć kwoty wynikającej z ewidencji przebiegu pojazdu. Natomiast w przypadku samochodów wpisanych do ewidencji środków trwałych firmy ten limit nie obowiązuje.

Rozliczanie kosztów noclegów w podróży służbowej odbywa się na podstawie  rachunku lub faktury od firmy wynajmującej miejsce noclegowe.

Diety zagraniczne

Przedsiębiorca rozliczający koszty  służbowej podróży zagranicznej nie może kosztów wyżywienia rozliczyć na podstawie faktur lub rachunków. W tym celu musi zastosować się do przepisów kodeksu pracy odnośnie diet. Diety wypłacane są i zaliczane do kosztów firmowych w  wysokości zależnej od kraju i długości trwania podróży.

Przedsiębiorcy przysługują diety w wysokości nieprzekraczającej diety ustalonej jest w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikom sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju.

Stawka diety uzależniona jest od kraju, w którym miała miejsce podróż zagraniczna. Przykładowo w roku 2016 stawki diety wynosiły:

dla Chin– 55 euro

dla Niemiec – 49 euro,

dla Francji – 50 euro,

dla Wlk. Brytanii – 35 funty,

dla USA – 59 dolarów,

dla Rosji – 48 euro.

Do rozliczenie diet zagranicznych wymagane jest  przeliczenie kwot z walut obcych na polskie złote.

Stawki diet podane w rozporządzeniu dotyczą całej doby. Każda pełna doba pobytu w podróży zagranicznej pozwala rozliczyć całą stawkę diety, natomiast w przypadku niepełnych dób, dieta przysługuje:

• w 1/3 pełnej wysokości, jeśli pobyt trwa mniej niż 8 godzin,
• w 1/2 wysokości, jeśli pobyt trwa od 8 do 12 godzin,
• w pełnej wysokość, jeśli pobyt w podróży trwa dłużej niż 12 godzin.

Do prawidłowego określenia wysokości diety zagranicznej konieczne jest. ustalenie momentu wyjazdu z Polski oraz powrotu do kraju. Rozliczenie podróży zagranicznej możliwe jest dopiero od momentu przekroczenia granic państwa. Czas dojazdu do granicy i w drodze powrotnej do miejsca pracy bądź zamieszkania, traktuje się jako podróż krajową i przysługuje dieta według stawek krajowych.

Zgodnie z przepisami ramy czasowe określające długość pobytu przedsiębiorcy za granicą uzależnione są od wyboru środka transportu. Moment rozpoczęcia podróży zagranicznej  zależny od środka lokomocji. Podróż zagraniczna rozpoczyna się i kończy:

• z chwilą przekroczenia granicy państwowej zarówno przy wyjeździe jak i powrocie – w przypadku lądowych środków transportu,
• z chwilą startu samolotu z ostatniego lotniska w kraju przy wyjeździe i do chwili lądowania samolotu  na pierwszym lotnisku w kraju przy powrocie – transport lotniczy,
• z chwilą wyjścia statku z ostatniego portu w Polsce do wejścia statku  do pierwszego portu polskiego przy powrocie- transport morski.

Przeliczenie wydatków i diet z waluty obcej na walutę krajową

W celu ujęcia dokumentów związanych z delegacją zagraniczną w KPiR należy je przeliczyć z waluty obcej na polskie złote. Tak samo jak wpisy w KPiR rozliczenia na deklaracjach rocznych  pit (pit online) dokonuje się w złotówkach. Właściwym kursem jest średni kurs ogłoszony przez Narodowy Bank Polski w ostatnim dniu roboczym poprzedzającym dzień, w którym koszt poniesiono. Za dzień poniesienia kosztu uznaje się datę widniejącą na dokumencie potwierdzającym wydatek. Analogicznie przelicza się kwoty diet, wtedy datą poniesienia kosztu (według której ustala się kurs) jest data powrotu z delegacji.