Weryfikacja kontrahentów
Import towarów z Chin – obsługa importu
Audyt fabryki
Kontrola towaru
Raporty branżowo-produktowe
Kalkulacja kosztów importu
Transport i odprawa celna
Konsolidacja przesyłek
Rejestracja nazwy i znaku w Chinach
Obsługa prawna
Szkolenia i konsulting
Wyjazdy biznesowe
Udział w targach na zlecenie
Indywidualne procesy mentoringowe
Sprawozdania CBAM
Audyt to niezbędna forma weryfikacji, zwłaszcza przy imporcie na dużą skalę. To najlepsza forma sprawdzenia czy inwestowane pieniądze trafią do rzetelnego eksportera.
Wystarczy, że zlecisz nam taką dyspozycję, a my sprawdzimy dokumenty, odwiedzimy fabrykę, a nawet skontrolujemy towar przed wysyłką z Chin.
Sprawdzenie to obejmuje wizytę w siedzibie chińskiego kontrahenta. Cel tej wizyty określa Klient. Może to być sprawdzenie czy fabryka istnieje i produkuje, spotkanie z przedstawicielem fabryki, obejrzenie dokumentów, pobranie informacji o odbiorcach, wizyta w zakładzie produkcyjnym i ocena jakości systemu produkcji oraz możliwości technologicznych producenta.
Audyt fabryki wykonywany jest przez inspektorów BigChina. Dzięki znajomości języka chińskiego nasi agenci posiadają łatwość w komunikacji z producentami oraz potrafią zwrócić uwagę na niuanse, które mogą być niewidoczne lub nieistotne dla osoby nieznającej chińskiej kultury.
Wyniki audytu przedstawiamy w formie szczegółowego raportu, zawierającego ocenę chińskiej firmy przez inspektora BigChina w kilku obszarach:
W raporcie przedstawiamy także mocne i słabe strony kontrahenta oraz sugestie i porady w odniesieniu do ewentualnej z nim współpracy.
Powyższe wytyczne mogą zostać rozszerzone o specjalne wymagania klienta, takie jak np.: uruchomienie podczas wizyty jednej z maszyn produkcyjnych, poznanie zespołu pracowników, czy sprawdzenie kontrahenta w lokalnych instytucjach państwowych (takich jak banki, izby handlowe, czy The State Administration for Industry and Commerce (SAIC) – odpowiednik polskiego rejestru KRS).
Audyt pozwala zminimalizować ryzyko podjęcia współpracy z nieuczciwym kontrahentem i zapewnia maksymalne zabezpieczenie biznesu. Weryfikacja dostawcy eliminuje często spotykane przez importerów problemy, takie jak:
Po wizycie w fabryce inspektor sporządza szczegółowy raport. Zawiera on ocenę dostawcy w wymienionych wcześniej obszarach, dokumentację zdjęciową z przeglądu fabryki, jak i kopie przedstawionych przez producenta dokumentów.
Audyt fabryki jest formą weryfikacji dostawcy poprzez wizytę inspektora w zakładzie produkcyjnym. Jest to tak zwany audyt miejscowy, zwany weryfikacją „onsite”. W ramach audytu konieczne jest odwiedzenie chińskiej fabryki, obejrzenie hali produkcyjnej, magazynów i biur, a także rozmowa z pracownikami firmy, czy sprawdzenie oryginałów dokumentów, którymi legitymuje się dana fabryka. Wizyta w siedzibie firmy pozwala nabrać pewności, że informacje przedstawione przez dostawcę są prawdziwe oraz, że fabryka rzeczywiście istnieje i produkuje dany towar.
W odróżnieniu od zdalnej weryfikacji kontrahenta, audyt miejscowy pozwala nie tylko potwierdzić podstawowe dane rejestrowe firmy w chińskich urzędach, ale i ocenić jej potencjał, podejście pracowników do jakości, czy sprawdzić zdolności produkcyjne zakładu. Dzięki temu importer zyskuje pewność, że jego pieniądze trafią do sprawdzonego dostawcy, a towar zostanie wykonany zgodnie z zamówieniem.
Wykonanie audytu fabryki ważne jest szczególnie w głównych rejonach produkcyjnych Chin, między innymi: w regionie Kantonu (elektronika i technologie), Szanghaju (motoryzacja, tekstylia), Ningbo (zabawki, przemysł plastikowy), czy Chengdu (przemysł maszynowy i motoryzacyjny). Duża ilość dostawców w danym rejonie sprawia, że importerowi trudno jest dokonać wyboru odpowiedniej oferty i właściwego producenta. Taka mnogość producentów to szansa dla oszustów do podszywania się pod znane firmy. Audyt eliminuje ryzyko natrafienia na takiego oszusta i umożliwia wybór producenta, który spełni oczekiwania importera i uczciwie wykona zleconą mu produkcję towarów.
Audyt fabryki składa się z dwóch etapów – wizyty w zakładzie produkcyjnym oraz sporządzenia raportu zawierającego ocenę dostawcy. Inspekcja fabryki polega na obejrzeniu zakładu, hali produkcyjnej, pobraniu dokumentów firmowych i sprawdzeniu, czy firma działa legalnie w oparciu np. o posiadaną licencję biznesową (business license) i licencję eksportową. W drugiej części audytu fabryki inspektor BigChina sporządza szczegółowy raport, który zawiera zdjęcia z wizyty w fabryce, skany dokumentów firmowych oraz informacje dotyczące poniższych obszarów:
Raport zawiera wszystkie informacje, które pozwolą importerowi dokonać wyboru właściwego producenta na podstawie oceny dostawców. Informacje w raporcie odpowiadają również na wątpliwości dotyczące tego, czy chińska fabryka jest legalnie zarejestrowana, czy posiada dokumenty potrzebne do eksportu danego towaru, lub czy podane przez nią dane do przelewu są prawdziwe. Dlatego tak ważne jest, aby dokonać weryfikacji fabryki jeszcze przed rozpoczęciem produkcji. Importer zyska pewność, że nawiązuje relacje biznesowe z zaufanym partnerem. Dodatkowo chiński dostawca, którego odwiedzi audytor BigChina, czuje się mocniej zobligowany do dotrzymania warunków umowy.
Audyt zawiera kompleksową ocenę chińskiego kontrahenta na podstawie wizyty w jego fabryce. Jednak w zależności od rozmiaru importu, czy specyfiki zamawianego towaru, należy zwrócić uwagę na różne aspekty działalności dostawcy. Podstawowe sprawdzenie firmy np. w Internecie nie gwarantuje, że uzyskane tam informacje będą w stu procentach prawdziwe. Co powinno więc wzbudzać wątpliwości, a co za tym idzie szczególną dociekliwość importera lub inspektora podczas wizyty w fabryce?
Dane firmowe. Dane firmowe, które znajdują się na dokumentach oraz stronie internetowej dostawcy, warto porównać z informacjami w chińskich urzędach i instytucjach. Wyspecjalizowani oszuści potrafią bardzo sprytnie spreparować dokumenty i sprawiać wrażenie poważnego partnera biznesowego. Dlatego podczas wizyty w fabryce należy pobrać dane rejestrowe firmy i licencję biznesową (business license). Następnie zwrócić się do chińskich izb handlowych, urzędów celnych, banków lub The State Administration for Industry and Commerce (odpowiednik polskiego rejestru KRS), które potwierdzą wiarygodność przedstawionych danych i dokumentacji.
Dokumenty i certyfikaty. Jeszcze przed złożeniem zamówienia i rozpoczęciem produkcji warto poprosić chińskiego producenta o okazanie dokumentów niezbędnych do importu niektórych towarów. Mogą to być: certyfikat CE, certyfikat RoHS, raporty z badań, czy karty charakterystyki. Dokonanie importu bez niezbędnych dokumentów skutkować będzie konfiskatą towaru na odprawie celnej i niedopuszczeniem go do obrotu. Dlatego już na wstępnym etapie importu warto zadbać o niezbędne dokumenty. Jeśli producent ich nie posiada, można poprosić go o ich wyrobienie i dopiero wtedy zdecydować się na złożenie zamówienia.
Dane do przelewu. Należy sprawdzić, czy numer rachunku bankowego chińskiego producenta to numer firmowy, a nie prywatny. Oszuści często podszywają się pod producentów i na podrobionych fakturach podają swoje własne, prywatne rachunki bankowe. Dochodzenie roszczeń i próba odzyskania należności z prywatnego numeru bankowego są praktycznie niemożliwe.
Reprezentanci firmy. Może się zdarzyć, że przedstawiciel handlowy, który nie jest zatrudniony w fabryce, a tylko z nią współpracuje, będzie zdolny do oprowadzenia inspektora po zaprzyjaźnionej fabryce. Ma to wzbudzić przekonanie, że handlowiec pracuje w zakładzie i w pełni odpowiada za proces produkcji. Może to być jednak jeden z wielu pośredników fabryki, którzy zastępują jej dział handlowy. Uczciwy dostawca w sposób jasny poinformuje, kto jest reprezentantem fabryki, a kto jedynie jej przedstawicielem handlowym.
Hala produkcyjna. W głównej mierze za jakość towaru odpowiadają pracownicy fabryki i maszyny produkcyjne. Nowoczesne maszyny, wysokiej jakości komponenty i surowce oraz wykwalifikowany personel są gwarancją dobrze wyprodukowanego towaru. Oszczędność producenta, nieporządek w zakładzie, lub słaba kontrola jakości powinny być znakiem ostrzegawczym, że producent może nie dotrzymać warunków zamówienia lub wykonać towar niskiej jakości.
Audyt fabryki jest procesem dwuetapowym. Pierwszy z nich opiera się na wizycie w fabryce, udokumentowaniu efektów tej wizyty oraz pobraniu szczegółowych informacji rejestrowych i praktycznych o weryfikowanym przedsiębiorstwie. Drugi etap polega na sporządzeniu szczegółowego raportu z audytu fabryki, który jest podsumowaniem zebranych informacji.
Wizyta w fabryce polega na zebraniu informacji o chińskim dostawcy w zakresie kilku obszarów:
Audyt wykonywany jest zwykle przed rozpoczęciem produkcji i trwa zazwyczaj jeden dzień. Po jego zakończeniu przygotowywany jest dla importera raport.
Na profil fabryki składa się szereg informacji, które pozwalają sklasyfikować typ działalności, rodzaj oferowanych produktów, wielkość firmy, skalę działania, czy podstawowe dane firmowe. Opis profilu fabryki jest jedną z kilku części składowych raportu sporządzanego przez inspektora BigChina po wizycie w fabryce. Informacje, które powinien zawierać dobrze opisany profil fabryki, to:
Informacje zebrane w profilu fabryki warto porównać z oficjalnymi danymi chińskich urzędów. Nawet jeśli większość danych przedstawionych przez chińskiego dostawcę jest prawdziwych, zdarza się, że niektóre informacje mogą być niezgodne ze stanem rzeczywistym. Najczęstsze zafałszowania dotyczą:
Aby uniknąć pułapek warto więc zamówić usługi inspekcyjne lub zwrócić się do państwowych organów, które potwierdzą prawdziwość danych przedstawionych przez fabrykę. Pomocne w tej kwestii będą:
Zasoby ludzkie są jednym z najważniejszych środków produkcyjnych fabryki. Na środki produkcyjne składają się między innymi: kapitał ludzki (pracownicy), surowce i materiały użyte do produkcji, maszyny oraz narzędzia. Wysoka jakość każdego z tych elementów jest gwarantem dobrze wykonanego produktu, zgodnego z oczekiwaniami importera.
Dlatego tak ważne jest, aby podczas audytu sprawdzić zarówno możliwości produkcyjne maszyn i jakość półproduktów, jak i ocenić zdolność i wiedzę pracowników w zakresie produkcji danego wyrobu. W ramach audytu „onsite” inspektor BigChina przygląda się pracy pracowników linii produkcyjnej, może porozmawiać z zespołem na temat wyrobu danego produktu, jak również pozyskuje informacje od kadr dotyczące struktury zatrudnienia w fabryce. Dzięki temu importer dowiaduje się ile osób zatrudnionych jest w dziale produkcji, ilu pracowników nadzoruje system kontroli jakości, kto jest odpowiedzialny za dział sprzedaży, a kto jest osobą decyzyjną w zakładzie.
Przed zleceniem produkcji warto zapoznać się ze strukturą zatrudnienia w chińskiej fabryce, aby mieć pewność, że zamawiany produkt zostanie wykonany i sprawdzony przez wykwalifikowany personel. Po otrzymaniu raportu z audytu fabryki, importer zyskuje pewność, że osoby, z którymi prowadzi rozmowy biznesowe, rzeczywiście są zatrudnione w fabryce i są uprawnione do podejmowania decyzji w imieniu firmy.
Audyt fabryki to kompleksowe narzędzie, które pozwala ocenić wiarygodność chińskiego kontrahenta, ale także zbadać możliwości produkcyjne zakładu. Jest to szczególnie ważne w przypadku produktów wysokiej jakości, zaawansowanych technologicznie, lub wykonywanych na zlecenie zgodnie z projektem klienta. Dlatego nawet jeśli importer już zna danego producenta i wielokrotnie importował jego wyroby, warto dokonać audytu fabryki pod względem techniczno-produkcyjnym jeśli w planach pojawia się produkt zupełnie nowy, zaawansowany lub specjalistyczny.
Podczas oceny możliwości produkcyjnych fabryki inspektor BigChina może:
Obok audytu pomocne będzie zamówienie próbek danego produktu. Na ich podstawie importer oceni, czy wyrób posiada odpowiednią jakość, czy jest zgodny z zamówieniem i spełnia swoje funkcje, z jakich tworzyw jest wyprodukowany i jaki jest ogólny poziom wykonania produktu.
Równie ważne, co proces produkcyjny, są system kontroli jakości produktów oraz strefa magazynowania towaru. Ocena systemu kontroli jakości, będąca elementem audytu fabryki, jest istotna dla zapewnienia importera, że wyroby będą zgodne z zamówieniem, bezpieczne w użytkowaniu i wykonane z należytą starannością. Im większy współczynnik kontroli jakości, tym większa pewność, że dany wyrób spełni oczekiwania importera. Dlatego podczas audytu inspektor BigChina weryfikuje, czy fabryka po procesie produkcji dokonuje kontroli 100% wytworzonych produktów, czy tylko ich części (np. 10%).
Dla zapewniania najwyższych możliwości produkcyjnych fabryka powinna posiadać bezpieczną i dostosowaną do wymogów produktu strefę magazynowania. To właśnie od sposobu magazynowania zależy, czy wyrób nie ulegnie zniszczeniu przed wysyłką, lub czy warunki panujące w magazynie nie wpłyną negatywnie na jego wartość. Podczas audytu fabryki należy więc sprawdzić:
Warunki panujące w magazynie mogą nie sprzyjać zachowaniu jakości produktu (np. wysoka wilgotność może uszkodzić sprzęt elektroniczny, a pył i kurz mogą zabrudzić wyroby przeznaczone do kontaktu z żywnością). Dlatego należy zbadać również ten obszar fabryki jeszcze przed rozpoczęciem produkcji.
Przed zleceniem zamówienia w chińskiej fabryce należy dokonać oceny jej możliwości produkcyjnych, a co za tym idzie – posiadanego wyposażenia i linii produkcyjnej. Podczas audytu miejscowego możliwa jest weryfikacja zaplecza produkcyjnego i magazynowego firmy. Dzięki temu importer będzie pewien, że powierza produkcję firmie, która dysponuje odpowiednim sprzętem i wyposażeniem.
Na co inspektor powinien zwrócić szczególną uwagę podczas inspektora podczas audytu wyposażenia fabryki w Chinach?
Maszyny produkcyjne. To od ich jakości i poziomu zaawansowania zależy finalny produkt. Maszyny powinny być sprawne i w dobrym stanie technicznym, aby zminimalizować ryzyko awarii, a co za tym idzie – opóźnienie w produkcji towaru. Precyzyjność maszyn i odpowiedni poziom ich ustawienia będzie również wpływał na jakość i detale wytwarzanego produktu.
Przyrządy pomiarowe. Przy produkcji wysoce specjalistycznych produktów, lub takich, które posiadają bardzo istotne detale, ważne jest aby producent dokonywał pomiarów i weryfikacji specyfikacji technicznej sprzętu w trakcie i po produkcji. Im bardziej ścisła będzie kontrola, tym większa szansa, że wyrób będzie spełniał oczekiwania importera.
Magazyn. Strefa magazynowania wyprodukowanego towaru jest niezwykle istotna dla zachowania jego jakości. Magazyn powinien cechować się porządkiem, czystością, być pozbawiony wilgoci i pozostać poza narażeniem na negatywne warunki atmosferyczne. Niewłaściwe składowanie towaru może przyczynić się do jego zniszczenia lub znaczącego obniżenia jakości jeszcze przed transportem z Chin.
Strefa testów. Związana jest z systemem zapewniania jakości. To tutaj gotowy towar weryfikowany jest pod względem jakości, specyfikacji, poziomu wykonania, niezbędnych funkcji, czy ewentualnych uszkodzeń. Im bardziej rozbudowana jest strefa kontroli produktów, tym większa pewność, że będzie on pozbawiony wad.
W zależności od zamawianego towaru, jego rodzaju, funkcji, czy poziomu zaawansowania technologicznego, fabryka powinna posiadać odpowiednie warunki i narzędzia do produkcji danego wyrobu. Mowa tutaj zarówno o maszynach i linii produkcyjnej, jak i używanych surowcach i półproduktach. Istotne dla jakości i poziomu wykonania produktu pozstają także wykwalifikowany personel (pracownicy fabryki) oraz przestrzeń magazynowa, która pozwoli na przechowywanie towaru w bezpiecznych warunkach.
Dla każdego produktu specjalistyczne wymogi produkcyjne będą inne, dlatego ważne jest, aby importer określił je już na etapie planowania audytu. Dzięki temu inspektor dokonujący weryfikacji fabryki będzie w stanie sprawdzić możliwości zakładu produkcyjnego właśnie pod tym kątem.
Specjalistyczne wymagania można również odnieść do kontroli towaru wyprodukowanego w Chinach. Każdy produkt będzie wymagał zwrócenia uwagi inspektora na inny aspekt lub funkcjonalności danego wyrobu. Wśród specjalistycznych wymagań dotyczących kontroli można wyróżnić:
Inspektorzy BigChina posiadają wieloletnie doświadczenie w audytowaniu fabryk i dokonywaniu kontroli towarów. Należy jednak pamiętać, że każdy produkt jest inny, co może wymagać zwrócenia przez inspektora szczególnej uwagi na niektóre aspekty produkcyjne. Dlatego importer, jako znawca danego produktu, powinien przed rozpoczęciem audytu fabryki lub wykonaniem kontroli towaru, zaznaczyć, na czym w szczególności inspektor powinien skupić uwagę.
Najbardziej powszechnym kryterium oceny systemu kontroli jakości w przedsiębiorstwie jest norma ISO 9001. Norma określa wymagania dla systemu zarządzania jakością i określa standardy, jakie firma musi spełnić aby uzyskać certyfikację. Norma reguluje osiem naczelnych zasad zapewniania jakości:
Przedsiębiorstwo, które spełnia powyższe kryteria, otrzymuje certyfikat zgodności z normą ISO 9001:2009.
Podczas audytu fabryki inspektor BigChina pobiera dokumenty firmowe przedsiębiorstwa, aby przedstawić je importerowi w raporcie. Jeśli firma posiada certyfikat ISO, będzie on załączony do raportu, a importer zyska pewność, że fabryka spełnia międzynarodowe normy zapewniania jakości dla produkcji.
W przypadku mniej wyspecjalizowanych produktów wystarczy dokonanie przeglądu fabryki pod względem wdrożonych systemów jakości. W ramach audytu inspektor weryfikuje:
Audyt fabryki w Chinach realizowany jest zazwyczaj w ciągu jednego dnia. Zwykle tego samego dnia, lub dnia kolejnego, przygotowywany jest szczegółowy raport z audytu. Audyt składa się zatem z dwóch etapów: wizyty w fabryce oraz przygotowania raportu i weryfikacji danych firmowych kontrahenta, które są przedstawione w dokumentach okazanych przez producenta.
Warto zaplanować audyt na minimum tydzień przed rozpoczęciem produkcji. To minimalny czas jaki jest niezbędny do umówienia dogodnego terminu wizyty z producentem, określenia wytycznych odnośnie weryfikacji fabryki oraz dojazdu inspektora BigChina do miejsca przeznaczenia.
Audytu fabryki w Chinach powinna dokonać niezależna firma kontrolna, która nie jest w żaden sposób związana z weryfikowanym dostawcą. Dzięki temu audyt będzie w pełni obiektywny, a pozyskane podczas niego informacje – rzetelne i autentyczne. Usługi inspekcyjne wykonywane są zarówno przez wyspecjalizowane firmy z Chin, jak i Europy. Kluczowym kryterium przy wyborze odpowiedniego audytora powinna być obecność inspektora w Chinach. Audytor przebywający w Chinach nie tylko dokona zdalnej weryfikacji informacji o fabryce, ale odwiedzi ją na miejscu i dokona szczegółowego sprawdzenia hali produkcyjnej, poziomu zatrudnienia, czy oryginałów dokumentów przedstawionych przez producenta.
Najlepszym wyborem będzie zatem audyt zamówiony w BigChina. Posiadamy swoich inspektorów na miejscu w Chinach, którzy dzięki znajomości języka chińskiego są w stanie prowadzić rozmowy z producentami bez barier komunikacyjnych. Dodatkowo znajomość chińskiej kultury biznesu pozwala im zwrócić uwagę na kwestie, które są niezauważalne dla importera z Europy. Zaletami audytorów BigChina są między innymi:
Koszt audytu w głównej mierze zależny jest od lokalizacji fabryki na terenie Chin, dlatego też warto zamówić wcześniej indywidualną wycenę raportu z audytu. Na koszt audytu składa się koszt usługi oraz koszt dojazdu do przedsiębiorstwa.
Biorąc pod uwagę pełne koszty importu (w tym wartość towaru, cło, VAT, czy opłaty związane z transportem), warto zainwestować w audyt, zwłaszcza przed złożeniem pierwszego zamówienia w danej fabryce. Audyt pozwoli ocenić wiarygodność producenta, możliwości produkcyjne fabryki i prawdziwość posiadanych dokumentów. Ta niewielka inwestycja w weryfikację kontrahenta uchroniła już setki importerów przed nieuczciwymi dostawcami z Chin i utratą znacznych pieniędzy. Audyt fabryki, połączony z późniejszą kontrolą jakości towaru, minimalizują ryzyko nieudanego importu i chronią interes importera w biznesie z partnerami z Państwa Środka.
Jeśli chcesz uzyskać bezpłatną wycenę audytu interesującego Cię kontrahenta, skontaktuj się z naszym specjalistą: import@bigchina.pl, mob. +48 508 736 046.
Masz pytania dotyczące importu z Chin do Polski? Możemy Ci pomóc!
Nasz specjalista skontaktuje się z Tobą i udzieli wszystkich potrzebnych informacji.
W trakcie niezobowiązującej rozmowy telefonicznej możesz dowiedzieć się:
Wypełnij formularz, a skontaktujemy się z Tobą w ciągu maksymalnie 24h.
(+48) 12 394 65 04
info@bigchina.pl