Spisanie umowy z chińskim kontrahentem jest bardzo wskazane, bez względu na wielkość zamówienia. Oczywiście kontrakty nie zawsze są przestrzegane, ale bez nich szanse na odzyskanie pieniędzy od nieuczciwego kontrahenta są bliskie zeru. Umowa nie tylko zwiększa poczucie bezpieczeństwa importera, ale także sprawia, że strona chińska czuje się bardziej zobligowana do dostarczenia produktów zgodnie z jej warunkami. Kontrakty różnią się w zakresie odpowiedzialności i rozległości działań kontrahenta. Niemniej każda umowa powinna zawierać poniższe zapisy:

 

-numer, miejsce i data umowy

-pełne dane rejestrowe kupującego i sprzedającego – nazwa sprzedawcy na umowie, na rachunku bankowym i na zezwoleniu na prowadzenie działalność gospodarczą (business license) powinna być taka sama, każda niezgodność powinna zostać wnikliwie zbadana

-określenie kim są reprezentanci stron

-jak najdokładniejszy opis zamawianego towaru – nie należy umieszczać specyfikacji w żadnych dodatkowych załącznikach, jeżeli zajdzie potrzeba dokonania jakichkolwiek zmian można to zrobić w formie aneksu do umowy

-opis wymogów dotyczących towaru (np. towar spełnia wymogi dyrektywy x, co jest potwierdzone certyfikatem nr 000 wydanym przez laboratorium XXX

-określenie warunków i terminów płatności oraz wysyłki 

-miejsce przeznaczenia towaru

-sposób realizacji gwarancji, ewentualne kary umowne

-klauzula forum, czyli postanowienie umowne na mocy którego strony poddają wszelkie istniejące lub mogące wyniknąć na tle zawartej umowy spory pod rozstrzygnięcie określonego miejscowo sądu powszechnego lub sądu arbitrażowego; w przypadku wyboru arbitrażu należy dokładnie określić jaki sąd arbitrażowy będzie właściwy do rozpoznania sporu podający przy tym jego adres i nazwę, China International Economic and Trade Arbitration Comission (Chińska Komisja Arbitrażowa ds. Handlu Międzynarodowego) poleca taką oto klauzulę arbitrażową:"Any dispute arising from or in connection with this contract shall be submitted to China International Economic and Trade Arbitration Commission South China Sub-Commission for arbitration which shall be conducted in accordance with the Commission’s arbitration rules in effect at the time of applying for arbitration. The arbitral award is final and binding upon both parties".

-podpisy i pieczątki reprezentantów obu stron.

 

Umowę należy sporządzić zarówno w języku angielskim, jak i chińskim. Odmowa podpisania kontraktu w języku chińskim może świadczyć o nieuczciwych zamiarach dostawcy. Zdarza się, że niektóre firmy wręcz przekonują, że nie jest to konieczne, i że zawierają umowy wyłącznie w języku angielskim. Zdarza się również, że firmy chińskie proponują wymianę umów wyłącznie drogą mailową. Skan kontraktu może okazać się niewystarczający w późniejszych sporach na drodze sądowej. 

Uzgadniając z chińskim kontrahentem sposób płatności, warto nalegać na formę zapewniającą jak największe bezpieczeństwo transakcji, taką, która zmusza kontrahenta do wywiązania się z określonych zobowiązań, jak akredytywa (L/C) lub inkaso dokumentowe (D/C). Najczęściej stosowaną formą płatności w handlu z Chinami jest przelew bankowy (T/T), zazwyczaj wysyłany w dwóch ratach, przed i po produkcji towaru. Jest to zarazem ulubiony sposób rozliczeń chińskich eksporterów. Oczywiście dla importerów obarczony ryzykiem – wiele zależy od uczciwości sprzedawcy. Chińczycy nie są zwolennikami skomplikowanych instrumentów finansowych. Niemniej ich zdolność akceptacji dla bardziej złożonych sposobów płatności wzrasta proporcjonalnie do skali zamówienia. Im większa wartość kontraktu, tym większa szansa na jego realizację na warunkach preferowanych przez odbiorcę. 

Żadna, nawet najlepiej sporządzona umowa nie da oczekiwanego rezultatu jeżeli druga strona nie zostanie należycie sprawdzona. Umowa zabezpiecza dodatkowo transakcję, lecz nie uzasadnia rezygnacji z podejmowania innych środków zmniejszających jej ryzyko, jak choćby kontrola towaru przed wysyłką z Chin.

Autor: Paulina Kiełbus-Jania – Prezes Bigchina sp. z o.o.